La routine che Barbara toglie al suo ufficio
Gran parte delle chiamate a un'azienda artigiana è routine. Barbara si occupa di questa segreteria telefonica – appuntamenti, offerte, informazioni – per l'ufficio e i montatori.
Appuntamenti di servizio
Barbara inserisce, sposta e annulla gli appuntamenti di servizio – direttamente nel piano degli interventi. Conosce i suoi orari e le squadre e prenota solo nelle fasce che lei libera.
Richieste di preventivo
Per un preventivo Barbara registra ciò che serve: che cosa c'è da fare, dove ed entro quando? Per i lavori più grandi fissa direttamente un sopralluogo. Barbara non fa preventivi vincolanti – quelli li fa Lei.
Manutenzioni
Barbara pianifica la manutenzione del riscaldamento e la decalcificazione del boiler (scaldacqua) previste dagli abbonamenti di manutenzione, affinché gli incarichi ricorrenti non si perdano nel lavoro quotidiano.
Informazioni
Orari di apertura, zona d'intervento, tempi di trasferta, giorni festivi: Barbara risponde alle domande che altrimenti bloccano il telefono dell'ufficio. Sui lavori indica al massimo prezzi indicativi («a seconda del lavoro») – l'informazione precisa resta a Lei.
Dopo ogni conversazione, un riepilogo
Ogni conversazione arriva in ufficio come riepilogo via e-mail: chi ha chiamato, di che cosa si trattava, che cosa è stato concordato. Così nulla va perso, anche se tutti erano fuori per un intervento.
Metta alla prova Barbara al telefono — poi parliamo della sua azienda.
Chiami il numero demo e segnali un boiler che gocciola – oppure si faccia consigliare subito. Sentirà come Barbara parla con i suoi clienti: concreta, cordiale e anche nel fine settimana.